Договірна робота

Формування й облік договорів, протоколів узгодження договірної ціни:

• облік договорів згідно їх типів (договір транспортного експедирування, контракти з нерезидентами тощо);
• облік протоколів узгодження договірної ціни згідно їх типів;
• створення для кожного типу договорів, протоколів шаблонів текстових документів у форматі Word;
• формування (формат Word), збереження і друк текстів договорів, протоколів.

Організація перевезень

Облік заявок на перевезення вантажів:

• облік заявок на перевезення вантажів згідно їх типів (навантаження, транзит тощо);
• формування заявок на перевезення вантажів на підставі раніше сформованих протоколів узгодження договірної ціни;
• розрахунок відстаней при перевезеннях територіями країн СНД і Балтії з урахуванням плану формування;
• графічне відображення маршруту перевезення;
• розрахунок провізної плати за Тарифними політиками країн СНД і Балтії, Прейскуранту 10-01 з урахуванням експедиторських знижок;
• розрахунок вартості інших послуг, що обговорені протоколом узгодження договірної ціни.

Формування й облік документів, які виникають при експедируванні вантажів:

• формування (формат Word), облік і друк комплекту документів на переадресування вантажів;
• автоматизоване формування, облік, друк і відправлення клієнтам електронною поштою зразків заповнення накладних СМГС для транзитних і експортно-імпортних перевезень (із зазначенням розміщення інформації в графах накладної);
• формування, облік і друк заявок на перевезення вантажу суміжним експедиторам.

Облік і передача інформації, що стосується навантаження вантажів:

• облік інформації про вагони та накладні, яка надходить від клієнтів чи зі станцій відправлення вантажів. За наявності такої інформації в електронному вигляді (формат Word чи Excel) можливий її імпорт через буфер обміну Windows;
• розрахунок провізних платежів та інших послуг для кожної залізничної накладної;
• автоматизована передача, у форматі Excel, інформації про вагони та накладні суміжним експедиторам і, за необхідності, клієнтам.

Звіти про перевезення:

• Формування (формат Excel) і друк великої кількості звітів про обсяг и перевезень (згідно станцій відправлення, вантажів, клієнтів тощо).

Фінансовий облік

Взаєморозрахунки з клієнтами:

• формування й облік рахунків-фактур на попередню оплату на підставі заявок на перевезення вантажів;
• формування й облік рахунків-фактур на підставі інформації про вагони та накладні (по факту);
• контроль оплати рахунків-фактур та облік розподілу платежів;
• формування (формат Word), облік і друк актів виконаних робіт і додатків до них (формат Excel);
• формування (формат Word), облік і друк актів узгодження взаєморозрахунків з клієнтами;
• контроль взаєморозрахунків із клієнтами на підставі інформації про вагони та накладні, рахунків експедиторів і партнерів, актів виконаних робіт.

Взаєморозрахунки з експедиторами і партнерами:

• облік переліків ТехПД і рахунків по транзитних перевезеннях (форма 4а) із перевіркою достовірності виставлених сум;
• облік рахунків від суміжних експедиторів і партнерів;
• формування (формат Word), облік і друк претензій у випадку невірного нарахування провізних платежів;
• облік відомостей користування вагонами;
• розрахунок і облік додаткових зборів, що виникають при відправленні вантажів і переадресуванні (користування вагонами, подавання і забирання вагонів тощо);
• формування й облік особових рахунків з дирекціями залізничних перевезень;
• контроль взаєморозрахунків із залізницями, суміжними експедиторами і партнерами на підставі інформації про вагони/накладні та рахунків.

Облік прибутку підприємства:

• розрахунок фактичного прибутку підприємства за зазначений період на підставі інформації про виконані перевезення.

Нормативно-довідкова інформація

Довідники, що використовуються в системі:

• довідник країн;
• довідник залізниць і станцій;
• довідник валют і курсів валют;
• довідник додаткових зборів;
• довідник експедиторських знижок і коефіцієнтів по телеграмах залізниць країн СНД;
• довідник номенклатури вантажів ЄТСНВ;
• довідник номенклатури вантажів ГНВ;
• довідник номенклатури вантажів ТНЗЕД.

Принципи побудови

Система реалізована в архітектурі клієнт-сервер з використанням СКБД Oracle.
Експлуатація системи можлива як у локальній обчислювальній мережі, так і на окремому комп'ютері.
Можливий поділ простору БД для ведення обліку діяльності декількох організацій.
Система може встановлюватися в головному офісі, на філіях і представництвах підприємства.

Робота з електронною поштою

Система надає можливість обміну інформацією між віддаленими користувачами (філії, представництва тощо) за допомогою електронної пошти з подальшою автоматичною обробкою інформації.

Відправлення інформації. Користувачу надається інтерфейс для відправлення за допомогою електронної пошти документів, що сформовані в базі даних (договори, заявки, інформація про вагони та накладні тощо).

Одержання інформації. Система аналізує повідомлення, що надходять на визначені електронні адреси, автоматично обробляє їх і формує документи в базі даних.

Підтримка і супровід

Для користувачів системи Експедитор^тм здійснюється супровід нормативної бази:

• довідник країн;
• довідник залізниць і станцій;
• довідник валют і курсів валют;
• довідник додаткових зборів;
• довідник експедиторських знижок і коефіцієнтів по телеграмах залізниць країн СНД;
• довідник номенклатури вантажів ЄТСНВ;
• довідник номенклатури вантажів ГНВ;
• довідник номенклатури вантажів ТНЗЕД.

Впровадження системи Експедитор^тм

Впровадження системи Експедитор^тм можливо в декілька етапів:

• проведення презентації на території підприємства для ознайомлення фахівців замовника з принципами обробки документів і можливостями системи;
• передача системи Експедитор^тм у тестову експлуатацію в поточній версії;
• складання зауважень і технічного завдання після періоду тестової експлуатації для адаптації можливостей системи для роботи замовника;
• доопрацювання системи Експедитор^тм відповідно до вимог замовника;
• дослідна експлуатація системи Експедитор^тм фахівцями замовника;
• промислова експлуатація системи Експедитор^тм фахівцями замовника, підтримка і супровід групою компаній «ТМСофт».