Договорная работа

Формирование и учет договоров, протоколов согласования договорной цены:

• учет договоров в разрезе их типов (договора на экспедирование, контракты с нерезидентами и т.д.);
• учет протоколов согласования договорной цены в разрезе их типов;
• создание для каждого типа договоров, протоколов шаблонов текстовых документов в формате Word;
• формирование, хранение и вывод на печать текста договоров, протоколов в формате Word.

Организация перевозок

Учет заявок на перевозку грузов:

• учет заявок на перевозку грузов в разрезе их типов (отгрузка, транзит и т.д.);
• формирование заявок на перевозку грузов на основании ранее сформированных протоколов согласования договорной цены;
• расчет расстояний при перевозках по территории СНГ и Балтии с учетом плана формирования;
• графическое отображение маршрута перевозки;
• расчет провозной платы по тарифным политикам стран СНГ и Балтии, прейскуранту 10-01 с учетом экспедиторских скидок;
• расчет стоимости других услуг, оговоренных протоколом согласования договорной цены.

Формирование и учет документов по экспедированию грузов:

• формирование, учет и печать в формате Word комплекта документов на переадресовку грузов;
• автоматизированное формирование, учет, печать и отправку клиентам по электронной почте образцов заполнения накладных СМГС для транзитных и экспортно-импортных перевозок (с указанием размещения информации в графах накладной);
• формирование, учет и печать заявок на перевозку груза смежным экспедиторам.

Учет и передача отгрузочной информации:

• учет отгрузочной информации, поступающей от клиентов или со станций отправления грузов. При наличии отгрузочной информации в электронном виде (например, в формате Word или Excel) возможен ее импорт через буфер обмена Windows;
• расчет провозных платежей и других услуг для каждой ж/д накладной;
• автоматизированная передача в формате Excel отгрузочной информации смежным экспедиторам и (при необходимости) клиентам.

Отчеты по перевозкам:

• формирование и вывод на печать в формате Excel многочисленных отчетов по объемам перевозок (в разрезе станций отправления, грузов, клиентов и т.д.).

Финансовый учет

Взаиморасчеты с клиентами:

• формирование и учет счетов-фактур на предоплату на основании заявок на перевозку;
• формирование и учет счетов-фактур по факту на основании отгрузочной информации;
• контроль оплаты счетов-фактур и учет распределения платежей;
• формирование, учет и вывод на печать в формате Word актов выполненных работ и приложений к ним (формат Excel);
• формирование, учет и вывод на печать в формате Word актов сверки с клиентами;
• контроль взаиморасчетов с клиентами на основании отгрузочной информации, счетов экспедиторов и партнеров, актов выполненных работ.

Взаиморасчеты с экспедиторами и партнерами:

• учет перечней ТехПД и счетов по транзитным перевозкам (форма 4а) с проверкой достоверности выставленных сумм;
• учет счетов смежных экспедиторов и партнеров;
• формирование, учет и печать в формате Word претензий в случае неправильного начисления провозных платежей;
• учет ведомостей пользования вагонами;
• расчет и учет дополнительных сборов, возникающих при отправлении грузов и переадресовках (пользование вагонами, подача и уборка вагонов и др.);
• формирование и учет лицевых счетов с дирекциями железнодорожных перевозок;
• контроль взаиморасчетов с дорогами, смежными экспедиторами и партнерами на основании отгрузочной информации и счетов.

Учет прибыли предприятия:

• расчет фактической прибыли предприятия за указанный период на основании информации о выполненных перевозках.

Нормативно-справочная информация

Справочники, использующиеся в системе:

• справочник стран;
• справочник железных дорог и станций;
• справочник валют и курсов валют;
• справочник дополнительных сборов;
• справочник экспедиторских скидок и коэффициентов по телеграммам железных дорог стран СНГ;
• справочник номенклатуры грузов ЕТСНГ;
• справочник номенклатуры грузов ГНГ;
• справочник номенклатуры грузов ТНВЭД.

Принципы построения

Система реализована в архитектуре клиент-сервер с использованием СУБД Oracle.
Эксплуатация системы возможна как в локальной вычислительной сети, так и на отдельной машине.
Возможно разделение пространства БД для ведения учета деятельности нескольких организаций.
Система может устанавливаться в головном офисе, на филиалах и представительствах предприятия.

Работа с электронной почтой

Система предоставляет возможность обмена информацией между удаленными пользователями (филиалы, представительства и т.д.) посредством электронной почты.

Отправка информации.Пользователю предоставляется интерфейс для отправки по электронной почте учтенных в базе данных документов (договора, заявки, отгрузочная информация и др.).

Получение информации.Система анализирует приходящие на определенные адреса сообщения, автоматически обрабатывает их и формирует документы в базе данных.

Поддержка и сопровождение

Для пользователей системы Экспедитор^тм выполняется сопровождение нормативной базы:

• справочник стран;
• справочник железных дорог и станций;
• справочник валют и курсов валют;
• справочник дополнительных сборов;
• справочник экспедиторских скидок и коэффициентов по телеграммам железных дорог стран СНГ;
• справочник номенклатуры грузов ЕТСНГ;
• справочник номенклатуры грузов ГНГ;
• справочник номенклатуры грузов ТНВЭД.

Внедрение системы Экспедитор^тм

Внедрение системы Экспедитор^тм возможно в несколько этапов:

• проведение презентации на территории предприятия для ознакомления специалистов заказчика с принципами обработки документов и возможностями системы;
• передача системы Экспедитор^тм в тестовую эксплуатацию в текущей версии;
• составление замечаний и технического задания после периода тестовой эксплуатации для адаптации возможностей системы для работы заказчика;
• доработка системы Экспедитор^тм в соответствии с требованиями заказчика;
• опытная эксплуатация системы Экспедитор^тм специалистами заказчика;
• промышленная эксплуатация системы Экспедитор^тм специалистами заказчика, поддержка и сопровождение Группа компаний «ТМСофт»^®.